Commissievergadering

De commissievergadering is bedoeld om te komen tot een advies van de commissie over de geagendeerde onderwerpen. Dit advies komt tot stand door het delen van de verschillende fractiestandpunten. Afgesproken is dat het in principe niet is toegestaan tijdens de commissievergadering nog vragen te stellen. Vragen aan het college naar aanleiding van de verschillende agendapunten die uiterlijk vijf werkdagen voorafgaand aan de vergadering bij de griffie zijn ingediend, worden uiterlijk twee werkdagen voor de vergadering beantwoord.

Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda definitief vast. Dat kan betekenen dat de volgorde van het behandelen van agendapunten wordt gewijzigd. Aanleiding hiervoor kan zijn dat zich voor een agendapunt insprekers hebben gemeld of dat voor een bepaald agendapunt juist veel publiek aanwezig is.

Commissieleden kunnen het college over actuele zaken ter verantwoording roepen. De vragen voor dit agendapunt moeten uiterlijk twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering bij de griffie zijn ingediend. Bij de vragen moet gemotiveerd worden aangegeven wat het spoedeisende karakter van de vraagstelling is, waardoor beantwoording tijdens de vergadering gewenst is. Over de antwoorden kan geen discussie worden gevoerd.

Commissieleden kunnen tot twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering verzoeken tot wijziging van de besluitenlijst bij de griffie indienen.

De voorzitter, dan wel het college kunnen mededelingen doen. Over een mededeling kan geen discussie worden gevoerd.

Het gaat om zaken, die (nog) niet aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd, maar waar van de commissie een richtinggevende uitspraak wordt gevraagd. Deze uitspraak wordt verkregen door het uitwisselen van de fractiestandpunten.

Op verzoek van het college wordt deze raadsinformatiebrief toegevoegd aan de agenda.

De commissie formuleert, op basis van de fractiestandpunten die in de commissievergadering worden uitgewisseld, een advies aan de gemeenteraad voor de verdere behandeling. Eventuele vragen over deze voorstellen kunnen tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffie worden ingediend. Vragen die na die tijd zijn ingediend zullen niet tijdig beantwoord kunnen worden.

De heren Claes en Van Sprang hebben zich als insprekers aangemeld voor dit onderwerp.

1. In te stemmen met de hoofdopzet voor de nieuwe sporthal op het terrein van zwembad de Bosselaar en deze te laten uitwerken tot een ontwerp bouwplan inclusief inrichting openbare ruimte en vervolgens in uitvoering te nemen.
2. Hiertoe een krediet beschikbaar te stellen van € 13.100.000.
3. De kapitaallasten en extra exploitatielasten m.b.t. de nieuwe sporthal als volgt te dekken:
   a. De voor 2024 opgenomen middelen in de stelpost nieuw beleid van € 319.500 vrij te laten vallen ten gunste van het begrotingsresultaat 2024;
   b. De kapitaallasten van € 350.000 en exploitatielasten van € 60.000 in 2025 te dekken uit de in de stelpost nieuw beleid, specifiek voor dit onderwerp geoormerkte middelen en het restant van € 169.000 uit deze stelpost vrij te laten vallen ten gunste van het begrotingsresultaat 2025;
   c. De kapitaallasten van € 700.000 en exploitatielasten van € 60.000 in 2026 en volgende jaren te dekken uit de in de stelpost nieuw beleid, specifiek voor dit onderwerp geoormerkte middelen van € 574.000 en het restant bedrag van € 186.000 te verwerken binnen een sluitende (meerjaren)begroting 2026 en volgende jaren.
4. De extra kosten in verband met het voortgezet gebruik van het sportcomplex in De Borgh van € 70.600 in 2023 en 2024 en van € 45.400 in 2025 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat in deze jaren.

(Publieks)Samenvatting
In vervolg op het eerdere raadsbesluit om in te zetten op de realisatie van een nieuwe sporthal op de locatie nabij zwembad de Bosselaar is onderzoek uitgevoerd naar de benodigde opzet van de sporthal. Er is bepaald welke functies binnen deze sporthal aanwezig moeten zijn en welke indeling voor deze functies op de gekozen locatie het meest optimaal is. Op basis van de uitkomsten van de onderzoeken wordt geconcludeerd dat de realisatie van een sporthal op beoogde plek haalbaar is. Aan de hand van de opstelde adviezen en rapporten kan de ontwerpfase worden ingezet, gevolgd door de uitvoeringsfase. Hiermee wordt toegewerkt naar in gebruikname van de nieuwe sporthal in 2025. Om de uitwerking en uitvoering van de plannen mogelijk te maken, wordt de raad gevraagd krediet beschikbaar te stellen.

De totale investeringskosten voor de realisering van de nieuwe sporthal bedragen € 13.100.000. Vanaf 2026 zijn de jaarlijkse lasten € 186.000 hoger dan waarmee tot op heden rekening was gehouden. Dit komt doordat de nu berekende bouwkosten hoger uitkomen dan eerdere berekeningen. Dit wordt voor een groot deel veroorzaakt door de kostenontwikkelingen in deze bouwsector, waar we momenteel mee te maken hebben, en het een jaar later realiseren van de nieuwbouw.

Het college informeert de commissie over actuele zaken die spelen binnen samenwerkingsverbanden waar de gemeente in deelneemt. Het college informeert de commissie met name over standpunten van het college namens de gemeente Moerdijk met betrekking tot hetgeen in bestuursvergaderingen aan de orde is geweest. De agenda’s van de gehouden vergadering zijn als bijlage aan de commissieagenda toegevoegd.

De commissie formuleert, op basis van de fractiestandpunten die in de commissievergadering worden uitgewisseld, een advies aan de gemeenteraad voor de verdere behandeling.

De commissie formuleert, op basis van de fractiestandpunten die in de commissievergadering worden uitgewisseld, een advies aan de gemeenteraad voor de verdere behandeling. Eventuele vragen over deze voorstellen kunnen tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffie worden ingediend. Vragen die na die tijd zijn ingediend zullen niet tijdig beantwoord kunnen worden.

De raad besluit:

1. De regionaal opgestelde financiële richtlijnen voor de budgetcyclus 2024 vast te stellen en op te leggen aan 11 Gemeenschappelijke Regelingen:

• Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB)
• GGD West-Brabant (GGD)
• ICT Samenwerking West-Brabant West (ICTWBW)
• Nazorg Gesloten Stortplaatsen
• Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
• Regionaal Bureau Leerplicht West-Brabant (RBL)
• Regio West-Brabant (RWB)
• Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)
• West Brabant Archief (WBA)
• Werkplein Hart van West-Brabant (Werkplein)
• Werkvoorzieningsschap West-Brabant (WVS-groep)

2. Afwijkende financiële richtlijnen voor de budgetcyclus 2024 vast te stellen en op te leggen aan:

• Regionale Ambulance Voorziening Brabant MWN (RAV)

3. Aanvullende financiële richtlijnen voor de budgetcyclus 2024 vast te stellen en op te leggen aan:

• Regio West-Brabant (RWB)
• Werkplein Hart van West-Brabant (Werkplein)

4. De beleidsinhoudelijke richtlijnen/ voor de budgetcyclus 2024 vast te stellen en op te leggen aan:

• Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB)
• GGD West-Brabant (GGD)
• Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)
• Regio West-Brabant (RWB)
• Regionale Ambulance Voorziening Brabant MWN (RAV)
• Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)
• West Brabant Archief (WBA)
• Werkplein Hart van West-Brabant (Werkplein)
• Werkvoorzieningsschap West-Brabant (WVS-groep)

(Publieks)Samenvatting
ln 2015 is in de gemeente Moerdijk de Regionale Kadernota Verbonden Partijen vastgesteld. Daarmee is op een aantal punten de bemoeienis van gemeenten met verbonden partijen toegenomen.
Met dit raadsvoorstel vraagt het college de raad om de financiële en beleidsmatige richtlijnen voor de verbonden partijen vast te stellen. Deze richtlijnen fungeren voor de verbonden partijen als leidraad voor de budgetcyclus voor een volgende jaar. In dit geval gaat het om de budgetcyclus 2024.

Gevraagd raadsbesluit
In te stemmen met het beleidsplan bestuurlijke en ambtelijke integriteit

(Publieks)Samenvatting
Integriteit is een belangrijk thema binnen de overheid. De integriteit van bestuurders en ambtenaren staat volop in de belangstelling. Regelmatig is er media-aandacht voor zaken die te maken hebben met (niet-)integer handelen. De decentralisaties in het sociaal domein, de groeiende rol voor maatschappelijk initiatief (uitnodigend bestuur), het zoveel mogelijk leveren van maatwerk en de toenemende verwevenheid tussen de onder- en bovenwereld zijn een aantal ontwikkelingen die flexibiliteit vragen van het lokaal bestuur, maar die ook integriteitsrisico’s met zich meebrengen. Met een gezamenlijke visie voor zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie van de gemeente Moerdijk wordt onderstreept dat een integere Moerdijkse overheid een gezamenlijke opdracht is.

Gevraagd raadsbesluit
1 In te stemmen met het programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten
2 De Auditcommissie mandaat te verlenen het Programma van Eisen aan te passen als actuele ontwikkelingen dit nodig maken.

(Publieks)Samenvatting
Voor de controle van de jaarstukken benoemt de gemeenteraad een accountant. Het contract met de huidige accountant loopt op 1 juli 2023 a.s. af. Voor het aangaan van een nieuwe overeenkomst wordt een aanbestedingsprocedure doorlopen. Hiervoor is een programma van eisen opgesteld, waarin de eisen zijn opgenomen die aan de accountantsdienstverlening worden gesteld.

Gevraagd raadsbesluit

1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022 van de gemeente Moerdijk vast te stellen;
2. In te stemmen met de navolgende algemene uitgangspunten voor de controle m.b.t. getrouwheid én rechtmatigheid:
   De controle op van de jaarrekening zal zijn gericht op het afgeven van een oordeel over:
   a. De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
   b. Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;
   c. De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
   d. Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);
   e. De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening
3. In te stemmen met de navolgende “goedkeuringstoleranties”
    Strekking accountantsverklaring:
   Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeel-onthouding Afkeurend
   Fouten in de jaarrekening (% omvangbasis) ≤ 1% >1%< 3% - ≥ 3%
   Onzekerheden in de controle (% omvangbasis) ≤ 3% >3%< 10% ≥ 10% -
4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000;
5. De volgende kostenoverschrijdingen buiten de oordeelsvorming over begrotingsrechtmatigheid te houden:
   a. Kostenoverschrijdingen, die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet;
   b. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen, waarbij veelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding naar voren komt;
6. De navolgende aandachtspunten voor de accountantscontrole vast te stellen:
   a. Proces van aanbesteding en het tot stand komen van het contract met de leverancier van de groenvoorziening onderhoud.
   b. De inhuur van derden als onderdeel van de personeelskosten
   c. De dataveiligheid van de financiële systemen.

Publieks)Samenvatting
De gemeenteraad stelt jaarlijks richtlijnen op waar de accountant bij de controle op de jaarrekening rekening mee moet houden.

De auditcommissie legt jaarlijks aan de raad een werkprogramma voor. In 2023 zal de aandacht vooral gericht zijn op de aanbesteding van de nieuwe accountant. Daarnaast wordt de rekenkamer geactiveerd. De raad wordt gevraagd het werkprogramma vast te stellen.

Het college informeert de commissie over actuele zaken die spelen binnen samenwerkingsverbanden waar de gemeente in deelneemt. Het college informeert de commissie met name over standpunten van het college namens de gemeente Moerdijk met betrekking tot hetgeen in bestuursvergaderingen aan de orde is geweest. De agenda’s van de gehouden vergadering zijn als bijlage aan de commissieagenda toegevoegd.